Checkliste: Wechsel der Vorsorgeeinrichtung

Phase 1: Analyse & Grundsatzentscheid (ca. 1–2 Monate)

In dieser Phase klären Sie, ob ein Wechsel überhaupt sinnvoll ist.

Aufgaben

• 1.1 Gründe für einen möglichen Wechsel definieren – z. B. hohe Verwaltungskosten, tiefe Verzinsung der überobligatorischen Guthaben, schwache Anlageperformance, mangelnde Flexibilität im Vorsorgeplan, schlechter Service, drohende Sanierungsmassnahmen oder strategische Neuausrichtung des Unternehmens.
• 1.2 Anschlussvertrag und Reglement prüfen – Kündigungsfristen und -termine (oft 6–12 Monate, meist auf Ende Kalenderjahr; sonst automatische Verlängerung) sowie besondere Austrittsbedingungen und -kosten.
• 1.3 Ist-Analyse des aktuellen Vorsorgeplans – heutige Leistungen und Kosten umfassend dokumentieren, Stärken und Schwächen festhalten, aktuellen Deckungsgrad des Vorsorgewerks ermitteln.
• 1.4 Anforderungsprofil (Pflichtenheft) erstellen – Leistungsziele (z. B. 60 % des letzten Lohns), Plan-Flexibilität (Wahlpläne, tiefer Koordinationsabzug, überobligatorische Sparbeiträge), gewünschte Anlagestrategie, Service/Administration und ein Kostendach für die Verwaltung.
• 1.5 Grundsatzentscheid der Vorsorgekommission fällen und protokollieren – formell beschliessen, eine Evaluation zu starten; die Geschäftsleitung informieren und deren Unterstützung sichern.

Phase 2: Evaluation & Auswahl (ca. 2–4 Monate)

Jetzt sondieren Sie den Markt und finden den passenden Partner. Es empfiehlt sich, einen unabhängigen Pensionskassenberater beizuziehen, um die Angebote objektiv zu vergleichen.

Aufgaben

• 2.1 Shortlist erstellen – 3–5 Offerten von verschiedenen Anbietern (Sammel- und Gemeinschaftsstiftungen, Vollversicherer) auf Basis des Pflichtenhefts einholen; auf Rechtsform und Grösse achten.
• 2.2 Offerten systematisch vergleichen – nicht nur die Prämien! Leistungen und prognostizierte Renten, alle Kosten (Verwaltung, Risiko, Vermögensverwaltung – Achtung versteckte Kosten), finanzielle Gesundheit (Deckungsgrad, Wertschwankungsreserven, Sanierungsgefahr), angewandte Umwandlungssätze (v. a. überobligatorisch), Verzinsung der letzten 5–10 Jahre sowie Servicequalität und digitale Portale.
• 2.3 Präsentationen der Favoriten – die 2–3 besten Anbieter vor die Kommission einladen, kritische Fragen stellen und sich die Unterschiede genau erklären lassen.
• 2.4 Auswahlentscheid treffen und protokollieren – Evaluationsschritte und Entscheidgründe detailliert festhalten (zentral als Nachweis der Sorgfaltspflicht und zur Vermeidung von Haftungsrisiken); formelle Zustimmung der Geschäftsleitung einholen.

Phase 3: Implementierung & Kommunikation (ca. 6–12 Monate)

Die Umsetzung ist der heikelste Teil. Saubere Planung und proaktive Kommunikation sind hier entscheidend.

Aufgaben

• 3.1 Alten Anschlussvertrag kündigen – frist- und formgerecht (schriftlich, per Einschreiben).
• 3.2 Neuen Anschlussvertrag abschliessen – Vertrag und Reglement unterzeichnen; sicherstellen, dass alle mündlichen Zusagen schriftlich festgehalten sind.
• 3.3 Kommunikation planen – Wann (früh und transparent), Wer (Kommission und Geschäftsleitung gemeinsam), Was (Gründe, Vorteile sowie Veränderungen – positiv wie negativ), Wie (schriftliche Information, Informationsveranstaltung, persönliche Gespräche).
• 3.4 Technische und administrative Migration – Personalabteilung mit alter und neuer Kasse vernetzen, Datenübermittlung planen (Namen, Löhne, Zivilstände) und einen klaren Stichtag für den Übertrag des gesamten Vorsorgekapitals festlegen.
• 3.5 Versicherte informieren – die geplanten Kommunikationsmassnahmen durchführen, neue Vorsorgeausweise sicherstellen und erklären, für Rückfragen verfügbar sein.
• 3.6 Vermögenstransfer überwachen – sicherstellen, dass das gesamte Vorsorgevermögen korrekt und vollständig übertragen wird; Schlussabrechnung der alten und Eröffnungsabrechnung der neuen Kasse kontrollieren.
• 3.7 Projektabschluss und Evaluation – nach einigen Monaten den Wechsel evaluieren (was lief gut, was wäre zu verbessern); die gesamte Dokumentation des Prozesses sorgfältig archivieren.